Wprowadzenie systemów elektronicznych do archiwistyki przyspiesza dostęp do danych i lepiej porządkuje zasoby, choć wymaga od pracowników ciągłego dostosowywania się do zmian technicznych. Właśnie te kwestie były przedmiotem dyskusji podczas poznańskich warsztatów „Via documenti electronici – EZD, ADE, ZoSIA”.
Wsparcie dla archiwistów zakładowych
Głównym zamierzeniem organizatorów było stworzenie przestrzeni do wymiany doświadczeń między osobami zajmującymi się archiwami zakładowymi. Uczestnicy skupili się na analizie narzędzi ułatwiających codzienne obowiązki oraz rozważali, jak technologia wpływa na zabezpieczanie dokumentów i w jakim kierunku zmierza cała branża.
Spotkanie, które odbyło się 30 września 2026 roku z okazji Dnia Archiwisty, zostało przygotowane przez poznański oddział Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Wsparcie organizacyjne zapewniły Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu oraz Archiwum Państwowe w Poznaniu.
W uroczystej inauguracji wzięli udział: Jarosław Maciejewski (II wicewojewoda wielkopolski), Jacek Wiśniewski (dyrektor generalny Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu), Henryk Krystek (dyrektor Archiwum Państwowego w Poznaniu) oraz Elżbieta Rogal (prezes poznańskiego oddziału SAP).
Cyfrowe narzędzia w administracji
Podczas wydarzenia szczegółowo omówiono funkcjonowanie systemu EZD RP, który wdrożono w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim. Przemysław Michalak, zastępca dyrektora Biura Obsługi i Informatyki, wraz z kierowniczką Archiwum Zakładowego Aleksandrą Cylka-Lewandowską, przedstawili, w jaki sposób rozwiązania klasy EZD usprawniają pracę w archiwistyce i administracji państwowej.
Kwestie prawne oraz techniczne aspekty gromadzenia materiałów w formie cyfrowej wyjaśnił Dariusz Makowski z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, gdzie pełni funkcję dyrektora Departamentu Informatyzacji Archiwów. Ekspert wskazał na konkretne wymogi, które muszą zostać spełnione, aby proces archiwizacji cyfrowej był prawidłowy.
Doświadczenia z różnych ośrodków
W ramach wymiany wiedzy zaprezentowano praktyczne aspekty korzystania z Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE). Swoją wiedzą podzielili się Barbara Olesiejuk oraz Mateusz Radomski, reprezentujący Archiwum Państwowe w Katowicach.
Lokalne uwarunkowania przedstawiła Justyna Protas z oddziału w Pile Archiwum Państwowego w Poznaniu. Opisała ona pierwsze sytuacje, w których w Wielkopolsce przejmowano materiały archiwalne zapisane w formie elektronicznej.