Urzędnicy w Poznaniu zredukują zużycie papieru, kopert oraz tonerów dzięki nowemu systemowi wysyłki pism. Rozwiązanie to pozwoli obniżyć koszty o 1,21 zł w przypadku listów zwykłych oraz o 1,53 zł przy najtańszych przesyłkach.
Nowoczesny obieg dokumentów
Jesienią Urząd Miasta Poznania uruchomi Publiczną Usługę Hybrydową. W ramach tego systemu pisma będą generowane cyfrowo, co zdejmie z pracowników obowiązek ręcznego drukowania i pakowania dokumentów do kopert. Wyjątek stanowią jedynie te rodzaje pism, które wymagają tradycyjnej formy zgodnie z obowiązującymi ustawami.
O tym, w jaki sposób adresat otrzyma wiadomość, decyduje jego status w systemach cyfrowych. Osoby posiadające aktywny adres do e-Doręczeń dostaną pismo elektronicznie. Pozostali odbiorcy otrzymają tradycyjną pocztę – w takim przypadku Poczta Polska, jako operator wyznaczony, wydrukuje, zaadresuje i dostarczy papierowy list.
Kontrola i dostępność usług
Nowy model komunikacji nie zmienia zasad odbioru korespondencji. Jeśli adresata nie zastanie listonosz, w placówce pocztowej będzie czekać awizo wraz z przesyłką. Jednocześnie urząd zyska możliwość elektronicznego monitorowania procesu doręczeń. System będzie informował o próbach dostarczenia, samym odbiorze dokumentu lub ewentualnej odmowie przyjęcia pisma.
Publiczna Usługa Hybrydowa ma na celu cyfryzację administracji w sposób inkluzywny. Dzięki niej osoby niekorzystające z internetu nie zostaną wykluczone z komunikacji z urzędem, gdyż tradycyjna forma wysyłki zostanie zachowana. Należy jednak pamiętać, że z tego narzędzia mogą korzystać wyłącznie podmioty publiczne wysyłające pisma do osób fizycznych bez adresu do e-Doręczeń. Obywatele nie mogą w ten sposób kierować korespondencji do urzędów.