Przejrzyste procedury zarządzania dokumentacją firmową usprawniają pracę niemal każdego działu. Warto więc czerpać z praktyk, takich jak elektroniczny obieg, skanowanie, efektywna archiwizacja czy wreszcie terminowe niszczenie dokumentów. Najlepsze rozwiązania pozwalają w odpowiedni sposób zabezpieczyć dane, a jednocześnie są ich wdrożenie jest niezbędne w prężnie rozwijających się przedsiębiorstwach.
Elektroniczny obieg dokumentów
Firmy coraz częściej przechodzą na cyfrową formę dokumentów – takie rozwiązanie jest nie tylko dopuszczalne prawnie, ale również rekomendowane celem zwiększenia ochrony środowiska naturalnego. Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga wyboru odpowiedniego programu ERP do zarządzania firmą. Tego typu oprogramowanie pozwala usprawnić ruch dokumentów, ale może też stanowić wsparcie działu:
- księgowości,
- kadr,
- HR,
- finansowego,
- zarządzania jakością,
- logistyki.
W systemie od razu widać, na jakim etapie znajduje się konkretny dokument, kto ma do niego dostęp oraz kiedy zostały wprowadzone jakiekolwiek zmiany. Wersja cyfrowa jest o tyle przyjazna, że łatwo ją zarchiwizować, a następnie, w razie potrzeby, odnaleźć.
Skanowanie i kserowanie dokumentów
Dokumenty, które zostały dostarczone w wersji papierowej, można zeskanować, a następnie zarchiwizować w formie cyfrowej. Z takiego rozwiązania korzysta coraz więcej firm, ponieważ pozwala ono zaoszczędzić sporo cennego miejsca. Digitalizacja dokumentów to jedna z usług świadczonych przez zewnętrznego partnera, z którego ofertą można się zapoznać na stronie: https://www.rhenus-office.pl/. Podczas skanowania należy zadbać o bezpieczeństwo danych oraz szyfrowanie dostępu. W taką funkcję wyposażone są przede wszystkim nowoczesne urządzenia skanujące.
Archiwizacja – sprawnie i efektywnie
Trudno mówić o zarządzaniu dokumentami bez poruszania tematu archiwizacji. Powinna być ona przeprowadzana w sposób sprawny i efektywny tak, aby procedura nie zajmowała wiele cennego czasu, a dokumenty nie zabierały za dużo miejsca. Tutaj ponownie najlepszym rozwiązaniem okazuje się digitalizacja. Dokumentacja w formie cyfrowej przechowywana jest na specjalnych serwerach i urządzeniach, które oczywiście trzeba odpowiednio zabezpieczyć. Istnieje też możliwość transformacji archiwum tradycyjnego w cyfrowe, na co decyduje się coraz więcej przedsiębiorców.
Niszczenie dokumentów papierowych i cyfrowych
Niszczenie dokumentów wymaga opracowania konkretnych procedur. Należy przestrzegać obowiązujących terminów i norm dotyczących ochrony danych niejawnych. Więcej na temat niszczenia nośników informacji można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/poznan/. Trzeba jednak pamiętać, że mowa nie tylko o papierze, ale także o serwerach czy innego typu urządzeniach. O ile w przypadku papieru kluczową rolę odgrywa wielkość ścinek, o tyle w przypadku nośników informacji cyfrowej najważniejsza jest demagnetyzacja. Proces ten można przeprowadzić samodzielnie, jednak coraz więcej firm oddaje go w ręce specjalistów świadczących usługi outsourcingowe w zakresie pracy z dokumentacją.
Artykuł sponsorowany
