Likwidacja firmy to moment, w którym kończy się wiele procesów, ale nie odpowiedzialność za dane. Dokumenty działalności, nawet po jej likwidacji, nadal podlegają ochronie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, przede wszystkim RODO. Oznacza to, że muszą one zostać zniszczone z zachowaniem obowiązujących zasad bezpieczeństwa. Jak zrobić to prawidłowo? Wszystkiego dowiesz się z tego poradnika.
Jakie dokumenty muszą
być zniszczone po likwidacji firmy?
Po likwidacji firmy przedsiębiorcy z reguły pozbywają się wszystkich związanych z jej działalnością
dokumentów. Jednak te różnią się między sobą. O ile notatki, szkice, czy ulotki mogą być zniszczone w zwykłej, biurowej niszczarce, o tyle wszelkie dokumenty zawierające dane chronione podlegają prawnym wymogom ich niszczenia.
Po likwidacji firmy obowiązkowo należy więc zniszczyć te dokumenty, które są objęte wymaganym czasem przechowywania. Przykładowo dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, informacje kadrowe przez 10 lat, a w niektórych przypadkach nawet 50 lat. Odpowiednia klasyfikacja na
dokumenty do archiwizacji i dokumenty do zniszczenia jest zatem pierwszym krokiem, którego należy się podjąć. W tym celu warto rozważyć niszczenie dokumentów Nysa przez firmę zewnętrzną. O
usłudze tej możesz przeczytać na stronie: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow-nysa/.
Niszczeniu podlegają dokumenty takie jak:
- dokumenty zawierające dane
- osobowe,
- dokumenty księgowe i podatkowe,
- dokumentacja kadrowa,
- umowy,
- dokumentacja projektowa.
Dodatkowo niszczenie dokumentów należy poprzedzić upewnieniem się, że nie toczą się żadne
postępowania, które wymagałyby zachowania dokumentacji. Dotyczy to między innymi kontroli podatkowych, postępowań sądowych, czy wszelkiego rodzaju spraw pracowniczych. W takim przypadku
wcześniejsze usunięcie dokumentacji może zostać uznane jako celowe działanie na szkodę postępowania. Jeśli zdecydujesz się na pomoc specjalistów w zakresie niszczenia dokumentacji,
pomogą Ci oni pokatalogować odpowiednio dokumenty do zniszczenia.
Likwidacja firmy – jak prawidłowo przeprowadzić niszczenie dokumentów?
Niszczenie i utylizacja dokumentów musi być przeprowadzona w sposób trwały i nieodwracalny,
zgodny z obowiązującymi normami, a także z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych, które szczegółowo określone zostały w Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Obowiązuje ono na terenie całej Unii Europejskiej już od 2018 roku i dotyczy także firm, które zakończyły działalność.
Dokumenty należy niszczyć przy użyciu odpowiedniego sprzętu spełniającego normę DIN 66399.
Nośniki cyfrowe, takie jak pamięć USB i dyski powinna być zniszczona np. przy użyciu metody demagnetyzacji.
Cały proces powinien być przeprowadzony w bezpiecznych warunkach przez osoby upoważnione i
przeszkolone do jego wykonywania. Całość należy udokumentować, sporządzając stosowny protokół zniszczenia.
Wiele firm decyduje się na powierzenie niszczenia dokumentów profesjonalnej firmie. Proces ten jest
bowiem czasochłonny i wymagający, a likwidacja firmy wiąże się z szeregiem innych obowiązków, na które także należy znaleźć czas. Jeśli likwidujesz firmę, koniecznie odwiedź stronę: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/.
Artykuł sponsorowany
